Zotero, Mendeley, Citavi, EndNote & Co. im Vergleich

Einleitung: Warum Referenzmanager wichtig sind

Wer regelmäßig wissenschaftlich schreibt, kommt an einem Referenzmanager kaum vorbei. Solche Werkzeuge helfen, Literatur aus Datenbanken, Katalogen, Webseiten und PDFs zentral zu sammeln, zu organisieren und konsistent zu zitieren.

Dieser Artikel vergleicht etablierte Tools wie Zotero, Mendeley, Citavi, EndNote, Paperpile und Papers sowie neuere KI‑gestützte Lösungen wie Logically, ohne einen Testsieger zu küren. Ziel ist ein nüchterner Überblick über Stärken, Schwächen und typische Einsatzszenarien, damit du selbst entscheiden kannst, was zu deinem Workflow passt.

Kriterien für einen fairen Vergleich

Für einen objektiven Vergleich lohnt sich ein Blick auf einige zentrale Kriterien:

• Plattformen und Ökosystem (Desktop, Web, Mobile)
• Funktionsumfang (Import, Organisation, PDF‑Annotation, Kollaboration)
• Integration in Textverarbeitung (Word, LibreOffice, Google Docs, LaTeX)
• Kostenmodell und Datenhoheit
• Umfang und Flexibilität der verfügbaren Zitationsstile
• Support
• Erweiterte Funktionen wie KI‑gestützte Suche, Zusammenfassungen und Analyse

Die Tools im Vergleich

Zotero: Offen, flexibel, community‑getrieben

Zotero ist ein freies Open‑Source‑Programm zur Literaturverwaltung und hat sich weltweit im akademischen Umfeld etabliert. Es dient als persönlicher Forschungsassistent zum Sammeln, Organisieren, Annotieren, Zitieren und Teilen von Literatur.

• Plattformen: Desktop‑App für Windows, macOS und Linux, plus apps für Android und iPhones.
• Funktionen: Automatischer Import aus Katalogen und Datenbanken, integrierter PDF‑Viewer mit Annotationen, Gruppenbibliotheken und großes Plugin‑Ökosystem.
• Zitationsstile: Sehr großer Katalog vordefinierter Stile dank der Citation Style Language Bibliothek (mehr als 10.000 Zitierstile für Journals, Zeitschriften und Verlage); eigene Stile können erstellt oder angepasst werden.
• Kosten: Nutzung der Software ist kostenlos (nur zusätzlicher Cloud‑Speicher über ein freies Kontingent hinaus ist kostenpflichtig, kann aber auch kostenlos via WebDav erweitert werden)
• Support: Support erfolg über das Zotero Forum, wo Developer und die Community schnell Hilfe geben und leisten.

Zotero eignet sich besonders für NutzerInnen, die Wert auf Offenheit, Erweiterbarkeit, 1A Support und langfristige Datenhoheit legen.

Mendeley: Cloud‑orientierte Lösung im Verlagssystem

Mendeley ist ein proprietärer Referenzmanager in Verlagseigentum und stark auf Cloud‑Synchronisation und Kollaboration ausgelegt. Ich habe ihn auch benutzt, bevor der "neue" Mendeley Desktop" rausgebracht wurde.

• Plattformen: Desktop‑Apps, Weboberfläche (keine mobilen Apps)
• Funktionen: PDF‑Annotation, gemeinsame Gruppenordner, Integration mit Verlags‑ und Datenbankdiensten.
• Zitationsstile: Großer Katalog an Zitationsstilen dank der Arbeit des Citation Style Language Projektes.
• Kosten: Grundversion kostenlos; Speicherplatz und einige Komfortfunktionen folgen einem Freemium‑Modell.
• Support: Seit der Übernahme von Mendeley durch Elsevier hat der Support stark abgenommen. User sind sogar ins Zotero Forum gekommen mit Fragen, weil ihnen nicht weitergeholfen wurde.

Mendeley bietet einen komfortablen Cloud‑Workflow, ist aber deutlich enger an eine proprietäre Infrastruktur gebunden. Die Entwicklung und Bugausbesserung ist langsam.

Citavi: Literaturverwaltung plus Wissensorganisation

Citavi ist vor allem im deutschsprachigen Raum verbreitet und kombiniert Literaturverwaltung mit ausgeprägter Wissensorganisation.

• Plattformen: Schwerpunkt auf Windows‑Desktop, mit zusätzlichen Cloud‑Komponenten.
• Funktionen: Aufgabenplanung, Kategorien, strukturierte Zitate, Exzerpte und Projektmanagement‑Funktionen.
• Zitationsstile: Umfangreicher (~11.000) Satz eigener, proprietärer Stilvorlagen, insbesondere viele deutschsprachige und fachspezifische Stile; Stil‑Editor zur Anpassung.
• Kosten: Kommerzielles Lizenzmodell, häufig Campus‑ oder Institutslizenzen.
• Support: Sehr hilfsbereit und fachkundig, laut vielen Erfahrungsberichten schnelle und individuelle Antworten; teils Kritik an rein E‑Mail‑basierten Kanälen und Zeitverschiebung bei Anfragen aus anderen Regionen.

Citavi ist besonders interessant, wenn Literatur im Rahmen komplexer Projekte inhaltlich tief erschlossen und strukturiert werden soll, wenn die Uni bereits eine Lizenz hat und wenn spezifische deutschsprachige Stile gefragt sind.

EndNote: Etabliertes Schwergewicht für anspruchsvolle Workflows

EndNote gehört zu den ältesten Referenzmanagern und wird oft von Forschungseinrichtungen und Universitäten eingesetzt.

• Plattformen: Desktop‑Versionen für Windows und macOS plus Online‑Komponente zur Synchronisation.
• Funktionen: Umfangreiche Importfilter, viele Felder und Konfigurationsoptionen, große Flexibilität beim Verwalten sehr großer Bibliotheken.
• Zitationsstile: Sehr große Zahl proprietärer Stile, inklusive vieler Zeitschriftenvorgaben; mächtiger Stil‑Editor zur Detailanpassung.
• Kosten: Kostenpflichtige Lizenzen, oft institutionell bereitgestellt.
• Support: Erfahrungsberichte reichen von „hilfreich und lösungsorientiert“ bis zu „schwer erreichbar“; Support‑Artikel sind umfangreich, aber direkter persönlicher Support wird teils als ausbaufähig beschrieben.

EndNote ist eine der ältesten Referenzmanager auf dem Markt. Das bedeutet, dass die Software bereits oft fest in der Infrastruktur verankert ist und Nutzer sie kennen. EndNote wirkt dadurch aber auch veraltet und recht

Paperpile: Schlank, browser‑zentriert, Google‑Docs‑stark

Paperpile ist ein moderner, webbasierter Referenzmanager mit starkem Fokus auf Browser‑ und Google‑Docs‑Workflows.

• Plattformen: Web‑App und Browser‑Erweiterungen, ergänzt durch mobile Apps.
• Funktionen: Schneller Import aus Datenbanken, automatische Metadaten‑Erkennung, komfortable PDF‑Verwaltung, enge Integration mit Google Drive und Google Docs.
• Zitationsstile: Sehr großer Katalog an vorgefertigten Stilen, aus dem sich direkt im Dokument wählen lässt; für die meisten Journals existieren passende Vorlagen.
• Kosten: Proprietäres Abo‑Modell.
• Support: Überwiegend sehr positives Feedback; Support reagiert schnell, kommuniziert klar und liefert zügig Workarounds und Fehlerbehebungen.

Paperpile ist ideal, wenn du überwiegend im Browser und in Google Docs arbeitest und möglichst wenig lokale Software pflegen möchtest.

Papers: Moderne Oberfläche mit SmartCite‑Plugin

Papers kombiniert Literaturverwaltung, PDF‑Lesefunktionen und ein eigenes Zitations‑Plugin für gängige Textverarbeitungsprogramme.

• Plattformen: Desktop‑Apps und Cloud‑Backend, mit Add‑ins für Schreibprogramme (z. B. SmartCite).
• Funktionen: Verwaltung großer Bibliotheken, Annotation von PDFs, Suchfunktionen, Integration in Schreibprozesse.
• Zitationsstile: Zugriff auf zahlreiche vordefinierte Stile; darüber hinaus können weitere Stile eingebunden oder angepasst werden, um Zeitschriftenvorgaben zu erfüllen.
• Kosten: Proprietäres Abo‑Modell.
• Support: Insgesamt solide, aber weniger einheitlich dokumentiert; Nutzerberichte reichen von hilfreichem Support bis zu gelegentlich als langsam empfundenen Antworten auf Anfragen.

Papers richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer, die eine moderne Oberfläche mit eng integriertem Zitations‑Plugin kombinieren möchten.

Logically & Co.: KI‑gestützte Forschungsassistenten

Neuere Werkzeuge wie Logically setzen weniger bei der reinen Verwaltung an und stärker bei Recherche, Zusammenfassung und Analyse von Texten.

• Plattformen: Überwiegend cloudbasierte Web‑Apps mit Browser‑Erweiterungen.
• Funktionen: KI‑gestützte Zusammenfassungen, semantische Suche, Frage‑Antwort‑Funktionen zu PDFs und Artikeln, oft kombiniert mit klassischen Verwaltungsfunktionen.
• Zitationsstile: Meist Anbindung an bestehende Zitationsstilsammlungen oder Exportfunktionen, mit denen sich Literatur in andere Zitationsumgebungen einbinden lässt.
• Kosten: In der Regel Freemium‑Modelle mit begrenzter Nutzung im kostenlosen Tarif und erweiterten Kontingenten im Abo.
• Support: Funktionsseitig schnelles Tempo und teils hilfreiche Antworten, aber insgesamt uneinheitliche Erfahrungen; insbesondere rund um Rebranding und Vertragsänderungen berichten einige Nutzer von intransparenten Entscheidungen und unzuverlässiger Kommunikation.

Logically ist eine neuere Software, die vor allem auf KI setzt. (Zotero als auch Mendeley können ebenso mit ChatGPT und co. arbeiten). Solche Tools ergänzen klassische Referenzmanager und sind besonders interessant in intensiven Lese‑ und Schreibphasen, ersetzen aber häufig kein vollwertiges und ausgereiftes Literaturverwaltungssystem wie Zotero.

Überblickstabelle: Wichtige Eigenschaften im Vergleich

Wann welches Tool sinnvoll ist

Welcher Referenzmanager „passt“, hängt stark von deiner Umgebung, deinen Projekten und institutionellen Vorgaben ab. Einige typische Szenarien:

• Wenn du langfristig unabhängig bleiben willst und Wert auf Offenheit legst: Zotero bietet freie Software, flexible Datenhaltung und eine große Community.
• Wenn Cloud‑Kollaboration im Vordergrund steht: Paperpile oder Papers bieten synchronisierte Bibliotheken und gut integrierte Online‑Workflows.
• Wenn deine Uni oder Institution Lizenzen für EndNote oder Citavi haben, lohnt es sich oft diese zu benutzen, vor allem, weil es dann Training und sogar Help Desks dafür gibt.
• Wenn du zusätzlich KI‑gestützte Analyse, Zusammenfassung und Recherche möchtest: Tools wie Logically ergänzen klassische Lösungen sinnvoll, insbesondere in intensiven Lese‑ und Schreibphasen.

Viele Forschende kombinieren heute einen klassischen Referenzmanager (z. B. Zotero) mit einem oder mehreren KI‑basierten Assistenten. Durch die Erweiterbarkeit von Zotero gibt es KI Plugins wie ZotAI, aber auch MCP Lösungen wie Zotero MCP.

Warum Zotero eine besonders verlässliche Option ist

Zum Schluss lohnt sich ein genauerer Blick auf strukturelle Eigenschaften von Zotero, die es von vielen proprietären Alternativen unterscheiden.

• Zotero ist ein Open‑Source‑Projekt; der Quellcode ist öffentlich einsehbar und wird nicht von einem einzelnen kommerziellen Anbieter kontrolliert.
• Hinter Zotero stehen öffentliche und gemeinnützige Förderungen sowie ein nachhaltiges Modell über freiwillig bezahlten Cloud‑Speicher, nicht der Verkauf von Nutzerdaten oder ein aggressives Abo‑Lock‑in.
• Eine große internationale Community aus Entwicklerinnen, Entwicklern und Anwendern sorgt für Erweiterungen, Stile, Übersetzungen und schnelle Fehlerkorrekturen.
• Zotero wird seit rund zwei Jahrzehnten kontinuierlich weiterentwickelt, mit regelmäßigen größeren Updates und einer stabilen Roadmap.

In der Praxis bedeutet das: Zotero ist kostenlos nutzbar, hat sich über viele Jahre bewährt und steht nicht in der Gefahr, plötzlich vom Markt zu verschwinden oder in einer Weise umgebaut zu werden, die die Nutzenden von heute auf morgen vor vollendete Tatsachen stellt. Wer eine langfristig stabile, erweiterbare und lizenzrechtlich transparente Grundlage für die eigene Literaturverwaltung sucht, findet in Zotero daher eine besonders verlässliche Option.